ホウレンソウ

ホウレンソウ
仕事をしていく上で、どの業種でも使って、かつ最も重要なことの一つがホウレンソウです。これさえしっかり出来ていれば、まず一番最初のボーダーはクリアです。

報告・連絡・相談のホウレンソウのホウ＝報告についてみていきたいと思います。会社の現場においては、新入社員研修でも取り上げられる非常に重要な会社・人間関係のルールの一つです。しかし、重要にも関わらず、あまり理解されなかったり、実行に移せていない方も多いです。たかが、ホウレンソウなど、別に聞き流したらいいと思われている方もいるでしょう。しかし、聞きたくない話ですが、会社からするとホウレンソウも支払われている給料に含まれているのではと考えられるほどに評価に現れてきます。ホウレンソウができていないと、あの人は仕事ができない人だとなるからです。逆にホウレンソウをしっかり行っている方は、会社で仕事ができると評価されやすく、会社における人間関係や仕事もうまくやっていきやすいのです。それだけ重要なものなのです。
では、どういうものか見ていきたいと思います。
ホウレンソウのホウ〇報告〇とは、仕事の現場等で上司から業務の依頼を受け、依頼内容を実行した結果を伝えることをいいます。例外や特殊な事情がない限り、自分の直属を超えたホウレンソウはせず、自分の上司に報告します。上司が部下に業務を依頼した場合、上司はその結果がどうなったのか、通常待っています。社員の中には、依頼を実行した後、依頼は果たせたと思ってそれで終了と考えてしまう方も中にはいますが、そうではありません。依頼されて実行した後は、その結果を依頼した相手に報告するのです。それで、上司はその業務が達成されたとわかりますし、その仕事はそれで初めて終了になるのです。
しかし、報告しがいのある内容ならまだいいやすいですが、簡単すぎるものは伝えた方がいいのかどうか迷う場合もあります。例えば依頼の内容が「あの用紙５部コピー取っておいて」という依頼などです。このような依頼もよくあると思います。しかし、このような件も報告するのが基本です。言葉で報告することがはばかられるような場合は行動で伝えるのです。コピーしたものを渡すとか、メモで置いておくなどです。相手に達成されたことを伝えることが大切です。
ホウレンソウのレン〇連絡〇とは業務を依頼されたときの途中報告や、上司や現在動いている仕事内容の関係者に対し、自分は現在何をしているかを明らかにすることです。
依頼が期間のあるものだと、上司は依頼の仕事は現在どうなっているのか心配になります。そのような仕事は進行に変化があったり、新しい情報が入ったりした場合には連絡を入れるようにします。また、業務の中で行ったことに対し、その上司以外の者やお客から進行中の業務についてミスや苦情を言われたりした場合もすぐに上司に報告します。その進行中の業務のミスや苦情に上司の判断も入っていた場合は特にです。ミスを指摘された部下はクレーム等を言ってきた相手に対して、事情の説明をしますが、会社内からのクレーム等に関しての説明の中で上司の判断の話も出てきた場合は、上司に連絡をし、特にその件について、そのような話をしたことを伝え、上司にも影響がおよびそうであれば謝罪も必要になります。部下と上司の信頼関係が崩れるのはそのような連絡をせず、上司との間に誤解が生まれてしまった場合に生じやすいのです。そのため、上司も関係する場合は、クレームをつける側からの情報が上司に行くまでに前もって伝えておく必要があります。こちらからの連絡の方がクレーム側より早い場合は、部下のミス等があった場合も、上司も承知の上で対応でき、クレーム側の伝える内容が、仮に若干脚色した場合の情報でも部下に対し不信を感じることは少ないでしょう。連絡のタイミングが遅かった場合は、それをきっかけに上司と部下の信頼関係が崩れることもあり得るでしょう。もし、こちらの方の連絡が遅かった場合は、上司に正確に事情の説明をし謝罪することもあります。大切なのは、上司が事実を正確に認識してもらうため、誤解がないように説明することです。仮に誤解をもったまま上司との話が終了した場合はとても危険ですので、誤解を与えた場合は、その場で誤解が解消されるまで説明した方が良いです。誤解されたまま良しとすると、部下本人にとってとても不利に働き、上司からの不信が増え、評価が下がることになります。そうなるよりはその場で何とか話を理解していただくまで説明するほうが賢いです。ただ、できればそのように誤解を生じさせやすい話も説明の段階でわかりやすく伝え、最初の報告や説明で分かってもらうことが苦労しないコツです。上司は部下とその業務内容について、タイムラグなく考えていただく方が良いのです。
〇相談〇とは、依頼された仕事や現在取り組んでいる仕事に対して、自分がどう動けばいいか分からない場合や問題などを上司に聞いてみることです。
会社で起こった分からないことや悩みは、会社の人に相談します。
初めのころの入社時に起こりやすいのですが、最初は特に聞きづらいというのもあり、分からないまま、間違ったままで進んでしまいやすいです。相談しないと、物事には今までの経緯やそこでの“普通”などもありますので、うまく進まず後で、戻れないところまで来て、大きな失敗として現れてしまう場合も多いです。入社したときは特に、上司など会社の人に相談しないと失敗しやすいのです。
一方、仕事のできる人は入社時からできるだけ早く社内に相談できる人を作っています。
最初は入社時は接する人も少ないので、仕事の依頼をしてくる方や上司でいいのです。
仕事を依頼されたら、聞いて実行するだけの仕事ならまだしも、考えてする仕事であれば、こういうようにしようと思うのですがどうでしょうか。と聞いてみることです。上司は、「それでいいよ。」とか、「いやこうした方がいいよ。」と教えてくれることが多いはずです。教えていただいたら、ちゃんとお礼も言っておきます。そのような基本的なことも大切です。
また、社内のできるだけ多くの方と話かけ等をして、コミュニケーションをとっていき、質問していい関係を作っておきます。そうすれば、仕事上で分からないことも多く出てくると思いますが、その分野に対して得意な人に、「これはどうすればいいのでしょうか」と相談でき、多くの仕事をうまくこなすことができます。教えてもらったことには、当然お礼を言い、アドバイスをもらった内容に関しては、アドバイスしてくれた人にその後の状況について報告していきます。関わった人はどんな話になっていったか、関わった以上、気になっているものです。

〈ホウレンソウのタイミング〉
ホウレンソウに慣れていない人が行おうとすると、大切なこともそれほどでもないことも、その目的のために行おうとし、重要でないことのホウレンソウの中でわざわざ言わなくても良かったのではないか違和感を感じ、そのままめんどくさいということで辞めてしまう場合もあると思います。ホウレンソウがために動くのは、相手に相談して情報を聞きたいとき、重要な事項の場合やすぐに動いた方がいい場合の連絡・報告などです。すぐ言った方がいいのか、少ししてからでいいのか、ついででもいいのかは個人の判断になりますが、使い分けた方がいいです。
ホウレンソウをうまく使える人は、コミュニケーション手段の一つとして使います。人に会うとき、そのまま要件を切り出すというのは、話ベタな人の方法です。しかし、言葉が浮かばないからやっぱり要件のみ。そんな方多くないですか。そんなときにぴったりに使えるのが、このホウレンソウです。依頼を受けてくれた女性に対して、「前はありがとう（ございました）。」や「あれ大丈夫だった？」それでいいのです。会社の同僚には「○○さんが□□って言ってました。」そんなちょっと会ったときの一言に使う。わざわざ言うほどはないこと等は最初の声かけや電話での最初の一言にすることも方法のひとつです。そんなこと実践していけば、無言で要件を伝達状態を少しは減らせることが出来ます。また、違和感の無いホウレンソウができます。また、知りたい情報を持っている相手には、相談を持ちかける。何気ない会話の中で参考となる話も聞けるものです。タバコなど息抜きをしていつつ、そんな相談をして仕事でのアイディアをもらうということもできます。ホウレンソウは人と人を近づけるキッカケになり、仕事も前進させるものです。

〈ホウレンソウを重要視する〉
ホウレンソウは会社的にみたら、当たり前のことです。当たり前すぎて通常「ホウレンソウをしっかりするように」とはいいません。しかし簡単なことだから、単純なことだから言わなくていいだろうと思って実行しないと思わぬ痛手を被ります。仮に、ホウレンソウをしなくて、何かのミスや失敗した場合もやはり、報告をしないといけません。失敗の場合、よけい言いにくいということもあるでしょう。上司は、失敗等あらかじめ聞き知って把握している場合もありますが、基本的には知りません。また、会社的には、上司がすでに把握していても、部下から直接の報告がなければ知らなかったこととして扱うのが通常と考えた方がいいです。そのため、仮にわかっていると予測されていても、部下の口からその報告をしなければなりません。そのとき、上司は何か言おうと待っていたりするものです。
また、失敗した時は言いにくいものですが、報告がなければ、後で失敗が明るみに出たとき、なぜ報告がないのか追及され、また信用も失われていきます。そして、上司は知らなかったこととして、罪を全て部下に被せることもありえます。勝手に動いて上司の指導外のところで失敗したとなるので、上司の立場がない上に、上司の気持ち的にも部下が勝手に動いて失敗が自分に降りかかってはたまらないので、上司の責任をとらないとする行動はある意味、当然です。その場合連絡しなかった部下が悪いのです。反対に、部下が依頼された業務をうまくこなしていても、その報告がなければ、聞いていないとして未評価に終わる可能性があります。ホウレンソウをしないのは、評価も得られないもったいないことです。
さらに、部下が行動を必要な個所では、逐一ホウレンソウするのはリスクヘッジ、自分を守るためでもあります。上司に相談、連絡、報告のうえでの失敗であるなら、部下の失敗は上司にまたは会社の責任になります。上司はホウレンソウができていればみすみす失敗しそうな行動は取らせません。成功しやすいのです。そして、上司から聞いたノウハウは部下にとって役立つ情報になるので、部下も早く一人前になっていきます。それを自分的に納得いかないと、反発だけしかしない場合は、部下の成長は痛い目を見てしか、学べなく成長も遅く、また会社での評価も低いです。
しかもホウレンソウの効果として、いろいろな問題についても上司に話すことで協力してくれたり、一緒に考えてくれますので、部下は自分一人で考えているわけではない、会社全体で取り組んでいることなんだと考えることが出来ます。その安心感もとても大きいです。
ホウレンソウというのは、会社における義務であるとともに、自分を守るリスクヘッジになります。また、安心でき自分を成長させ評価を得る手段でもあると心得てください。
ここで記載しているのは、仕事上の人間関係が主ですが、このホウレンソウは実は仕事以外でも重要です。大きな違いはそのホウレンソウでお金を貰っているかどうかになります。会社上では評価というもので現れてきますが、仕事以外の友人関係、恋愛関係、家族関係等では「あの人はしっかりしている」「大人だ」という信用・評判というところに現れてきます。
実は人間関係全てにおいて関わってくるので、今まで当文章を読んできて俗にいう「うざい」「めんどくさい」と感じられてきた方もいると思いますが、実は人間関係におけるルールの一つではないかと思います。
また、仕事上でもそれ以外の関係でも人間関係に関わることにはホウレンソウをしていくとすると、人と人とのやりとりがとても増えてきます。そうしていくと、コミュニケーションを取るのが苦手な方でも自然とコミュニケーションをとらざるを得なくなってきます。また、ホウレンソウが慣れてくれば、その行動自体が普通になります。ホウレンソウが身について悪いことはありません。いい習慣に慣れてください。会社内で高評価であれば、出世にも良い影響もあります。そして、悪意を持ったアプローチ等をしていかない限り、人間関係を悪くする機会は減り、相手に好意を持ってホウレンソウを行っていけば、良い人間関係を築きやすくなってくると思います。

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